• Klik tombol Call.,Maka Back Office akan tersambung ke nomer tersebut.
  • Klik Save.

Perubahan status tiket dapat terlihat di Tab Rentang Waktu.

Contact Center

Agent dapat klik inbound email pada form email inbound list, untuk melihat email detail.

Reply Email
Agent dapat mereply email yang masuk pada Email Inbound List dengan 

  • Mengklik email yang ingin di reply.
  • Klik tombol Reply.
  • Klik Send.


Forward  Email
Agent dapat meneruskan email yang masuk pada Email Inbound List dengan 

  • Mengklik email yang ingin di forward.
  • Klik tombol Forward.
  • Isi field alamat email yang mau dituju.
  • Klik Send.


Report
Report  Reservasi
Report Reservasi berisi laporan Reservasi yang telah dibuat Agent Contact Center pada form Reservasi sebelumnya. Pencarian Report Reservasi seperti di bawah ini

  • Klik menu Report.
  • Pilih Report Reservasi, Akan pop up tampilan Report Reservasi.
  • Pilih Nomer Tiket, Tanggal Awal, Tanggal Akhir untuk pencarian Report.
  • Klik Search
  • Klik tombol Save to Excel.

CONTACT CENTER SYSTEM - BACK OFFICE

Buka aplikasi Web maka akan  muncul form  Login seperti gambar di bawah ini 

Report tersebut dapat diexport ke .xls (excel format)

Report  Emergency
Report  Emergency  berisi  laporan  Emergency  yang  telah  dibuat Agent  Contact  Center  pada  form  Emergency  sebelumnya.  Pencarian Report Emergency seperti di bawah ini:

  • Klik menu Report.
  • Pilih Report Emergency, Akan pop up tampilan Report Emergency.
  • Pilih Nomer Tiket, Tanggal Awal, Tanggal Akhir untuk pencarian Report.
  • Klik Search, Akan tampil Report Emergency berdasarkan pencarian tersebut.
  • Klik tombol Save to Excel.

Gambar 2.1 Customer Data & Ticket Detail

Back  Office  dapat  Dial  ke  Customer  dengan  mengetik  manual nomer telepon Customer di menu Telephony seperti di bawah ini 

Report tersebut dapat diexport ke .xls (excel format)

V.Telephony  Status & Menu Help

Dalam Back Office Status, terdapat beberapa fungsi, yaitu

  • Idle  Perubahan status Back Office menjadi Auto In, yang mana Back Office siap menerima Inbound Call.
  • ACW (After Call Work) Apabila Back Office belum selesai melakukan kegiatan pengisian Interaction Form, Back Office diharuskan mengklik tombol ACW.
  • AUX  Apabila Back Office ingin beristirahat, Back Office diharuskan mengklik  tombol  AUX.  Dalam  tombol  AUX,  berisi  kategori  Reason yang juga harus dipilih Back Office untuk menandakan aktifitas Back Office pada sistem Customer Care tersebut.
  • Outbound  Perubahan status Back Office dimana Back Office ingin melakukan  outbound  call,  dengan  mengetik  nomer  pada  kolom nomer telepon pada menu Telephony.


Back Office dapat mengganti password dengan klik menu Help – Change ,Password, maka akan pop up tampilan tampilan seperti di bawah ini

  • Apabila Back Office ingin melakukan konfirmasi kepada Customer via  telepon,  Back  Office  dapat  memilih  no  telepon  Customer seperti di bawah ini

email detail.

Back Office dapat melihat menu Knowledge Management dengan klik tombol Help – Knowledge Management pop up tampilan tampilan seperti di bawah ini:

  • Update progress ticket tersebut dengan memilih progress status di pilihan “Status” Akan muncul pilihan untuk update status progress.

Login sebagai user Contact Center , user : backoffice, password : 12xxxxx, maka akan muncul form aplikasi utama  seperti gambar di bawah ini 

Follow Up Ticket

  • Klik tombol Daftar Keluhan Akan pop up tampilan Daftar Keluhan.
  • Double klik salah satu ticket yang ingin difollow up, Akan pop up tampilan Customer Data & Ticket Detail.

Email Inbound List
Email Inbound List adalah form untuk setiap email yang masuk ke email

Agent dapat klik inbound SMS pada form email inbound list, untuk melihat

Reply SMS
Agent dapat mereply sms yang masuk pada SMS Inbound List dengan:

  • Mengklik sms yang ingin di reply.
  • Klik tombol Reply.
  • Klik Send.

Logout


Back Office dapat keluar dari sistem Customer Care dengan klik tombol Logout seperti di bawah ini:


WorkFlow

​nigmagrid.net

Report tersebut dapat diexport ke .xls (excel format)

Report  Keluhan
Report Keluhan berisi laporan Reservasi yang telah dibuat Agent Contact   Center   pada   form   Keluhan   sebelumnya.   Pencarian   Report Keluhan seperti di bawah ini

  • Klik menu Report.
  • Pilih Report Keluhan, Akan pop up tampilan Report Keluhan.
  • Pilih Nomer Tiket, Tanggal Awal, Tanggal Akhir untuk pencarian Report.
  • Klik Search
  • Klik tombol Save to Excel.


Akan tampil Report berdasarkan pencarian tersebut.

CONTACT CENTER SYSTEM - BACK OFFICE

Buka aplikasi Web maka akan  muncul form  Login seperti gambar di bawah ini 

  • Klik Dial, Backoffice akan tersambung dengan Customer tersebut.
  • Kilk tab Respon, Akan pop up tampilan update progress ticket tersebut
  • Pilih Kateory sesuai permasalahan tiket tersebut.

Monitoring SMS & Email Inbound  – Outbound
SMS Inbound List
Agent dapat melihat SMS yang masuk dengan mengklik tombol Inbound – SMS. Maka akan pop up tampilan SMS Inbound List seperti di bawah ini