Two stage recycle bin: Dokumen yang telah terhapus akan di pindahkan ke dalam recycle bin, jika dokumen tersebut terhapus dari recycle bin maka dokumen tersebut akan masa kedalam site collection recycle bin. Setelah interval waktu tertentu dokumen tersebut akan terhapus oleh system
Versioning: Nigma Doc mendukung versioning terhadap dokumen baik major atau pun minor. Setiap versi akan di simpan didalam version history dan jika dibutuhkan pengguna dapat melakukan restore versi sebelumnya dari dokumen yang dibuat.

Salah satu fitur yang di miliki oleh Nigma Doc adalah integrasi dengan data di luar system Nigma Doc atau biasa di sebut business data. Fitur ini adalah Business Data Connectivity (BDC). Ilustrasi di bawah ini menjelaskan secara garis besar arsitektur Layanan Business Connectivity Services.

Permissions: Akses ke dalam dokumen di Nigma Doc di mungkinkan untuk dapat di kontrol oleh individu atau group. Permissions dapat dibuat kedalam dokumen, folder atau terhadap situs yang ada di dalam nya.

Benefit

Single sign on kedalam Nigma Doc: Dengan ada nya Single Sign On yang lebih personal kepada pengguna Smart Office memudahkan mereka untuk tidak melakukan login berulang kali untuk mendapatkan informasi
Repositori Dokumen Utama: Pengguna baik pimpinan dan staff dapat mengakses dokumen seperti SK (Surat Keputusan), SE (Surat Edaran) melalui satu repository dokumen yang terpusat
Kolaborasi dan Layanan Pesan: Layanan yang terdapat meliputi Kalendar pribadi / publik, Surat Elektronik, “Instant Messaging” dan layanan diskusi online yang dapat digunakan oleh pengguna Nigma Doc
Otomasi Alur Kerja: Hal ini memungkinkan perubahan proses bisnis yang sebelum nya berbasiskan kertas (paper based) kedalam proses elektronik (paperless), dengan demikian memudahkan kontrol terhadap sirkulasi proses dan informasi didalam unit kerja dapat lebih terkendali
Konsolidasi Data: Nigma Doc dapat melakukan konsolidasi data dari berbagai sumber yang ada di departemen dan menampilkan informasi dalam bentuk Data Mining dan Business Intelligence

Smart Office merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran yang secara maya memusatkan komponen – komponen sebuah organisasi dimana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi.Smart Office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan menggunakan bantuan alat komunikasi dan sistem informasi. Dengan perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, jaringan broadband berkecepatan tinggi, dan internet, maka perkantoran telah menjadi elektronis secara elektronik. Pekerjaan kantor yang selama beberapa dekade dilakukan secara manual telah berubah menjadi elektronik bahkan beberapa sudah menerapkan kantor maya. Kantor elektronis menggunakan teknologi komunikasi untuk menyediakan layanan administrasi perkantoran secara elektronis kepada siapa saja, dimana saja, dan tiap saat.

Document

Saat organisasi anda membutuhkan untuk menyimpan informasi yang akan berguna di kemudian hari, pasti nya organisasi anda menggunakan pengklasifikasian dan pencarian. Klasifikasi adalah kata yang selalu berhubungan dengan pencarian.
Bayangkan jika anda memiliki ratusan file yang berada di dalam folder dan sub folder, dimana untuk mengakses nya membutuhkan 5 atau 6 kali klik, tentunya hal ini akan menyulitkan anda untuk mendapatkan informasi.

Aplikasi Nigma Doc yang dirancang dibagi menjadi 7 (tujuh) fungsi utama, sedang tiap-tiap fungsi mempunyai keterkaitan satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi utama tersebut adalah:

Fungsi Akses, adalah fungsi yang berguna bagi pihak pengguna system (anggota) untuk mengakses kedalam sistem Nigma Doc berdasarkan level masing-masing member ketika login.
Fungsi Aktivitas, adalah fungsi yang berguna bagi pihak pengelola Nigma Doc untuk mengetahui jadwal kegiatan pribadi masing-masing serta jadwal kegiatan rapat rutin.
Fungsi Komunikasi, adalah fungsi yang digunakan untuk komunikasi antar user. Pengguna didalam sistem Nigma Doc dapat saling mengirim pesan dan melihat pesan pribadi yang dikirim. Semua informasi ini dicatat dalam basis data sehingga dapat dilihat sewaktu-waktu.
Fungsi Koordinasi, adalah fungsi yang digunakan untuk melakukan koordinasi antar pejabat di lingkungan user. Pimpinan dapat mengirimkan disposisi tugas kepada staf dibawahnya beserta penjelasan penugasan tersebut. Data disposisi yang pernah dikirimkan dicatat dan disimpan didalam basis data sehingga dapat dilihat data tersebut sewaktu waktu.
Fungsi Informasi, adalah fungsi yang digunakan untuk mengirimkan informasi kepada member yang terdaftar didalam sistem Nigma Doc. Jenis informasi tersebut ada dua jenis yaitu umum dan privat. Umum artinya dapat dilihat oleh semua pengguna tanpa harus melakukan login kedalam sistem Nigma Doc, Sedangkan privat artinya informasi tersebut hanya dapat dilihat oleh anggota Nigma Doc ketika melakukan login.
Fungsi pengaturan SK dan SE, adalah fungsi yang digunakan untuk mencatat informasi SK (Surat Keputusan) dan SE (Surat Edaran) yang pernah diterbitkan.
Fungsi pengaturan aset, adalah fungsi yang digunakan untuk pencatatan informasi aset yang dimiliki.

Maka pengembangan kerangka desain system Smart Office ini didasarkan pada prinsip sebagai berikut:

Reusability, yaitu membangun sistem yang bersifat fleksible sehingga dapat digunakan oleh seluruh unit kerja Kementerian Kesehatan
Inform, yaitu membangun sistem yang dapat memberikan informasi lengkap
Accelerate, yaitu membangun sistem yang dapat menghemat waktu dalam alur transaksi atau proses kerja rutin
Reduce, yaitu membangun sistem yang dapat mengurangi biaya-biaya yang tidak perlu (seperti penggunaan dokumen fisik atau adanya hidden cost
Improve, yaitu membangun sistem yang dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, kalangan bisnis serta lembaga pemerintah lainnya

Dalam pengembangan sistem Nigma Doc di perlukan sistem penyimpanan data yang handal dan dapat di Scale Up atau Scale Out dengan cepat baik dari sisi prosesor atau pun memori (RAM), yaitu dengan SQL Server yang di miliki oleh Microsoft. Dengan menggunakan SQL Server maka dapat memenuhi kriteria berikut yaitu:

Web Konten Manajemen dimana konten di deploy dengan cepat kedalam database SQL Server dan di tampilkan kembali di dalam Nigma Doc
Kemampuan untuk melakukan kolaborasi data di dalam document library dimana banyak aktifitas yang dilakukan adalah membaca dokumen yang ada di dalam Nigma Doc
Telah mendukung deployment untuk Business Intelligence dimana data akan di akses oleh ratusan user dalam organisasi secara bersamaan
Untuk keperluan yang lebih kritikal SQL Server telah mendukung High Availability, Disaster Recovery dan tentunya meminimalkan downtime dari system Nigma Doc

Nigma Doc menyediakan dokumen manajemen sistem (Document Management) dan manajemen sistem penyimpanan (Record Management) yang memudahkan Kementerian Kesehatan untuk melakukan hal yang mudah bagi pegawai mulai dari upload dokumen sampai hal yang cukup advance seperti memberikan kebijakan informasi kepada dokumen yang di upload kedalam Smart Office. Berikut adalah fitur yang di sertakan bersama Nigma Doc yang dapat di implementasikan:

Full document life cycle support: Pengguna menggunakan document library untuk melakukan upload atau membuat dokumen baru, melakukan perubahan dan juga menghapus dokumen

nigmagrid.net

Nigma Doc memberikan keleluasaan kepada pengguna nya untuk menggunakan nya menjadi lebih produktif dan efektif. Nigma Doc menyediakan situs personal bagi pengguna nya untuk mengatur profil pengguna dan informasi sejenisnya. Ilustrasi dibawah menunjukan bentuk dari situs personal yang disediakan oleh Nigma Doc.

Workflow

Workflows: Workflows di dalam Nigma Doc dapat dikonfigurasikan dan diberikan kedalam situs, list, document library atau terhadap dokumen. Workflow yang dimiliki oleh Nigma Doc adalah Approval, Disposition, feedback collection, signature collection and three state workflow
Check in and check out: Pengguna dapat melakukan check in dan check out terhadap dokumen di dalam Nigma Doc. Dengan melakukan check out maka dokumen tersebut secara ekslusif dapat melakukan pengeditan terhadap dokumen tersebut sampai dia melakukan check in. Pengguna dapat membatalkan dokumen yang telah mereka check out dan memberikan ke pengguna yang lain untuk melakukan check out dokumen tersebut. Tergantung dari setting versioning yang dilakukan biasanya minor version akan diberikan kepada dokumen yang masih draft dan major version diberikan kepada dokumen yang telah di published.
Information policies: Kebijakan informasi terhadap dokumen, list dan situs di dalam Nigma Doc dapat di aplikasikan. Contoh: Setiap dokumen yang di buat oleh masing masing unit kerja di berikan bar code yang unik agar memudahkan proses pencarian data.